Appuntamenti e ricontatti

Quando la segreteria e piena, il servizio non sparisce

Presenza, telefono, videocall e ricontatto diventano strumenti governati da una pratica, anche con centralino o uffici filtro nei momenti di picco.

Come leggerlo:Questo sito e insieme demo e guida: prima apri la guida, poi navighi V1, poi lasci V2 come dossier statico.
Mockup, non servizio attivoQuesta area serve per analisi con Segreteria, Direzione e operatori. Non invia pratiche reali, non sostituisce Esse3, non usa dati reali e non apre un backend di produzione.
Versioni collegateNon sono due prodotti: V1 e lo schermo da navigare con gli operatori, V2 e il materiale da lasciare dopo la discussione.

Il centralino non deve risolvere tutto. Deve evitare che la richiesta cada nel vuoto.

Nei momenti di troppo lavoro della Segreteria Didattica, un front-office assistito puo registrare la richiesta minima, fissare un ricontatto e proteggere sia lo studente sia gli operatori.

Canale

Presenza

Quando serve documento originale, firma, ascolto delicato o chiarimento complesso.

Canale

Telefono

Per richieste rapide, ricontatti programmati e utenti che non possono accedere al portale.

Canale

Videocall

Per fuori sede, Erasmus, studenti lavoratori, fragilita, disabilita o verifiche documentali guidate.

Canale

Ricontatto

Quando la segreteria e sovraccarica: centralino o ufficio filtro registra motivo, recapito e finestra utile.

Flusso nei picchi di lavoro

1

Centralino

Accoglie la chiamata, cerca o apre una pratica minima, assegna priorita apparente e propone ricontatto.

2

Altro ufficio di supporto

Non decide la pratica: raccoglie dati, allegati minimi, motivo e canale preferito.

3

Segreteria Didattica

Vede la coda ricontatti, qualifica, risponde o trasforma in appuntamento mirato.

4

Responsabile

Monitora picchi, tempi di ricontatto, arretrati e necessita di rinforzo organizzativo.

Regole di sicurezza operativa

Vista privacy ridotta per centralinoNessun allegato sensibile visibile al filtroScript di accoglienza breveMotivo ricontatto obbligatorioFinestra oraria preferitaEsito del ricontatto registrato
Uso consigliatoAprire home, pratica demo, pagina non facciamo, valore e pilota.
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