Prima
- Email disperse e thread lunghi.
- Telefonate ripetute per sapere “a che punto siamo”.
- Sportello fisico come imbuto nei picchi.
- Allegati e risposte da ricostruire.
- Carico reale poco visibile alla Direzione.
Sprint 29 · pagina per la Segreteria
Cosa cambia per l'ufficio
Il progetto non chiede alla Segreteria di lavorare di più. Serve a togliere dispersione, rendere visibile il carico reale e proteggere tempo, responsabilità e privacy.
Prima / Dopo
Il valore si vede quando il lavoro quotidiano smette di essere ricostruito a memoria.
Operatività
Dopo
- Pratica con codice, stato e cronologia.
- Ricontatti programmati e appuntamenti mirati.
- FAQ validate e template riutilizzabili.
- Fascicolo leggibile con note, task e allegati.
- Report su categorie, tempi, picchi e carichi.
Paure legittime e risposta del progetto
Una buona demo deve riconoscere le preoccupazioni dell'ufficio, non liquidarle.
“Diventa doppio lavoro?”
Nel pilota si parte con poche categorie. L'obiettivo è ridurre email e telefonate ripetute, non sommare canali.
“Gli studenti continueranno a chiamare?”
Sì, alcuni chiameranno. Per questo il front-office registra motivo e ricontatto invece di lasciare la richiesta nel vuoto.
“La privacy?”
Visibilità a livelli: centralino e filtro vedono stato generale; allegati e note restano alla Segreteria autorizzata.
“Chi decide?”
Lo Sportello non decide al posto degli uffici. Rende chiaro chi deve fare cosa e conserva la storia della pratica.
Responsabilità operative nel pilota
Poche regole, chiare, per partire senza sovraccaricare l'organizzazione.