Problema
Email disperse, telefonate ripetute, sportello fisico come imbuto, risposte ricostruite a memoria.
Sportello Didattica AFAM · Sprint 28
Dossier A4 per la Segreteria
Una versione sobria, stampabile e leggibile del progetto: niente brochure urlata, niente sfondi pesanti, solo decisione, pratica, pilota e criteri.
Indice del dossier
01Executive briefproblema, soluzione, pilota, decisione
02Pratica demoPR-2026-0042 come caso guida
03Vista studentestato, messaggi, prossima azione, privacy
04Vista operatoricoda, SLA, task, ricontatti, KPI
05Pilota 30 giornifasi, metriche, go/no-go
06QuestionariSegreteria e studenti/cittadini
Lo sportello digitale che trasforma richieste didattiche in pratiche governate.
Soluzione
Una richiesta entra una sola volta, riceve codice, stato, responsabilità, cronologia e risposta.
Confine
Non sostituisce Esse3/Cineca: è un service layer per presa in carico, orientamento e tracciabilità.
Decisione
Autorizzare un pilota controllato di 30 giorni con poche categorie e metriche chiare.
PR-2026-0042 · Verbalizzazione esame non visibile
1Richiesta libera
2Codice pratica
3Verifica interna
4Ricontatto
5Risposta tracciata
Il caso dimostra che lo Sportello non è un ticket tecnico: è un modo ordinato e umano per accompagnare una pratica didattica.
La persona vede abbastanza per sentirsi seguita.
Stato
Richiesta presa in carico, ultimo aggiornamento, prossima azione.
Messaggi
Comunicazioni ufficiali, leggibili e non burocratiche.
Integrazioni
Documenti richiesti dentro la pratica, non dispersi in email.
Privacy
Lo studente vede informazioni utili; note interne e istruttoria restano protette.
La Segreteria vede il carico reale e decide cosa fare prima.
Coda
Codice, richiedente, oggetto, categoria, priorità e SLA.
Task
Verificare appello, docente, stato Esse3 e preparare risposta.
Ricontatto
Telefono o videocall programmati con motivo, finestra ed esito.
KPI
Aperte oggi, SLA oggi, ricontatti, FAQ candidate e picchi.
Piccolo per partire, serio per decidere.
Giorni 1-5
Setup categorie, ruoli, script, privacy e pratica demo.
Giorni 6-20
Uso reale su poche categorie e raccolta FAQ candidate.
Giorni 21-28
Analisi tempi, carichi, barriere e qualità percepita.
Giorni 29-30
Report finale: proseguire, correggere o fermare.
La decisione non è una sensazione: è una verifica.
GO
Richieste tracciate, operatori in grado di usare il cruscotto, studenti più informati.
CORREGGERE
Categorie confuse, SLA non realistici, template da riscrivere, formazione da rafforzare.
NO-GO
Aumento del caos, doppio lavoro, utenti disorientati, rischio privacy non controllato.
Decisione richiesta
Autorizzare una prova controllata di 30 giorni: 5 categorie, 3 code, 1 front-office, 1 responsabile e 1 report. Nessuna integrazione pesante. Nessun riuso di codice esterno. Solo evidenze per decidere bene.
Una richiesta tracciata. Il canale giusto. Una risposta certa.